fbpx

PRINCE2 – en velprøvd tilnærming til prosjektledelse

Skrevet av Vanessa Espeland

prosjektledelse med PRINCE2

Hva er PRINCE2, lurer du kanskje på?

PRINCE2 er en velprøvd «best-practice» metode for effektiv prosjektledelse som baserer seg på de beste metodene fra en mengde bransjer og erfaringer samlet inn fra en rekke prosjektsponsorer, prosjektledere, prosjektteam, kursholdere og konsulenter.

Vi mener en systematisk tilnærming til prosjektstyring, som PRINCE2 er, vil øke sannsynligheten for å lykkes. Metoden kan være vanskelig få grep på, og vi vil derfor se nærmere på den her.

Hvorfor kan det være lurt å bruke en standardisert metode for prosjektledelse?

For å skjønne dette må man ha klart for seg hva et prosjekt egentlig er, og hvordan et prosjekt skiller seg fra daglig drift i en bedrift.

Et prosjekt er midlertidig av natur og har ofte som hensikt å innføre en endring av noe slag. Prosjekt er tverrfaglige, der personer med forskjellig kompetanse har som mål å innføre denne endringen som sannsynligvis vil påvirke andre utenfor teamet. Selv om flere prosjekt kan ha flere likheter vil hvert prosjekt være unikt, og det gjør at prosjekter har en viss grad av usikkerhet knyttet til seg, i motsetning til f.eks. vanlig daglig drift.

Prosjektledelse innebærer å planlegge, delegere, overvåke og kontrollere aktivitetene i prosjektet, og sørge for at prosjektet holder seg innenfor ytelsesmålene for kost, tid, kvalitet, omfang, usikkerhet og gevinst.

Et rammeverk som PRINCE2 kan bidra til å oppnå kontroll på alt dette.

Siden et prosjekt av natur har en høyere grad av usikkerhet kan det være lurt å bruke en velprøvd metode, rett og slett for å unngå å gjøre de samme feilene som andre har gjort før deg. PRINCE2 kan tilpasses til bruk for alle type prosjekter; fra små web-prosjekter til store byggeprosjekt. Prinsippene er grunnleggende de samme, uavhengig av prosjektets størrelse eller type.

Utover dette hjelper metodens produktfokus til at det er helt klart hva prosjektet skal levere, hvorfor, når, av hvem, og hvilken mottaker som skal motta sluttproduktet.

Rammeverket sikrer at man hele tiden har fokus på prosjektets levedyktighet, og bidrar til å kontinuerlig validere om gevinstene i Business Caset fremdeles er oppnåelige.

PRINCE2 kan for mange, forståelig nok, virke som et altfor omfattende og innviklet prosjektrammeverk som kan være vanskelig å forstå. Symfoni kan gi råd og veiledning om hvordan ta i bruk og implementere PRINCE2 i prosjekter. Kundene skal være trygge på at deres prosjekter baseres på en prosjektledelsesmetodikk som er effektiv, anvendelig og standardisert, uten at kunden selv trenger å være ekspert på PRINCE2 eller ha praktisk erfaring med anvendelsen av denne.

Hovedelementene i PRINCE2

PRINCE2 gir oss et sett med verktøy/elementer som skal hjelpe oss med å gjennomføre prosjektet på en vellykket måte.

Disse er prinsipper, temaer, prosesser og det å tilpasse PRINCE2 til prosjektets omgivelser.

Prinsipper

PRINCE2 har 7 prinsipper som danner grunnlaget for metoden. Alle er like viktige og er de som definerer om man anvender PRINCE2 eller ikke.

  1. Prosjektet må ha kontinuerlig forretningsmessig forankring, bli jevnlig oppdatert og dokumentert i en Business Case  
  2. Prosjektet skal styres på avviksledelse der det opprettes toleranser for ytelsesmålene for kost, tid, kvalitet, omfang, usikkerhet og gevinst.
  3. Prosjektet planlegges og styres på en fase-for-fase basis, slik at man ved hver faseovergang kan vurdere om prosjektet fremdeles er levedyktig.  
  4. Det settes opp definerte roller med tilhørende ansvar slik som prosjektleder, prosjekteier, endringsansvarlig, teamleder, prosjektstøtte, seniorleverandør og seniorbruker.
  5. Man skal lære av erfaring – både erfaringer andre har gjort seg, men også erfaringer bedriften (kunden og leverandøren) selv sitter på.
  6. Prosjektet skal tilpasses prosjektets omgivelser, slik som størrelsen på prosjektet, tilhørende usikkerhet, kompleksitet m.m.
  7. Prosjektet skal ha et kontinuerlig produktfokus, spesielt mtp. produktets kvalitetskrav.

Tema

PRINCE2 har 7 tema som beskriver aspekter av prosjektet som må håndteres kontinuerlig.

  1. Business Case – hvorfor gjør vi dette?
  2. Organisasjon – her beskriver man rollene og ansvarsområdene til de enkelte medlemmene i prosjektledelsen. Dvs. hvem trenger vi for å lede prosjektet på en bra måte?
  3. Usikkerhet – hvordan håndterer prosjektet usikkerheter?
  4. Kvalitet – hva skal leveres til hvilken kvalitet, dette skal klargjøres for prosjektets medlemmer. Hvordan skal ledelsen sikre at disse kravene leveres?
  5. Endring – hva er innvirkningen av endringer. Hvordan styre endringsanmodninger, avvik fra spesifikasjonen og problemer og/eller utfordringer?
  6. Fremdrift – hvor er vi nå, hvor skal vi og skal vi fortsette? Her dreier det seg om styring og overvåking av faktisk ytelse og håndtering av uforutsette hendelser.
  7. Planlegging – hvordan lage gode planer, og hvilke planer skal lages når?

Prosesser

PRINCE2 har 7 prosesser. Hver prosess er satt sammen av en gitt rekkefølge med aktiviteter som sammen skal bidra til å oppnå et bestemt mål. Noen av prosessene går gjennom hele prosjektets levetid og kan gå i parallell, mens andre brukes kun i deler av prosjektet og kan gå i serie, f.eks. i starten eller i slutten av et prosjekt.

  1. Oppstart av et prosjekt (det aller første man gjør i prosjektet)
  2. Eierstyring av prosjektet (gjennom hele prosjektets levetid)
  3. Initere et prosjekt (i starten av prosjektet)
  4. Lede en faseovergang (hver gang man går fra én fase til neste)
  5. Kontrollere en fase (gjelder for hele fasens levetid)
  6. Styre produktleveranser (gjelder for hele fasens levetid)
  7. Avslutte prosjektet (i slutten av prosjektet)

Disse prosessene hjelper prosjektleder med å lede og styre prosjektet på en bra og strukturert måte.

Hver prosess leverer et gitt sett med såkalte ledelsesprodukter. Dette er forskjellige typer dokumentasjon slik som planer og beskrivelser der noe versjons-styres og vedlikeholdes gjennom hele prosjektets levetid, mens andre kun gjelder i gitte faser og/eller situasjoner.

Det kan f.eks. være dokumentasjon som går mellom teamleder og prosjektleder eller mellom prosjektleder og prosjektstyret. Eksempler på slik dokumentasjon kan være erfaringsrapporter, daglig logg, kvalitetsregisteret, prosjektplanen, teamplaner, faseplaner, unntaksrapporter, Business Case, produktbeskrivelser og flere.

Tilpasning av PRINCE2

Det er viktig å forstå at en tilpasning av PRINCE2 ikke innebærer å utelate deler av metoden. Alle elementer i metoden påvirker hverandre, og å utelate et eller flere elementer anses som uriktig bruk av PRINCE2, og prosjektet i seg selv vil da ikke lenger være et PRINCE2-prosjekt.

Derimot handler tilpasning av PRINCE2 mer om å endre metoden i henhold til faktorer slik som virksomhetsstandarder eller retningslinjer som må ligge til grunn, faktorer som størrelsen på prosjektet, prosjektets kompleksitet eller type.

Praktisk anvendelse av PRINCE2 i Symfonis prosjekter

Om kunden ønsker det kan Symfoni stille med PRINCE2-sertifisert prosjektstyring, både i små og mellomstore prosjekter.

Aspektene ved PRINCE2 gjør at prosjektstyring automatisk vil bli en større, integrert del av prosjektet, men gir merverdi til kunden ved at det holdes kontinuerlig fokus på kost, tid, kvalitet, omfang, usikkerhet og gevinst med tilhørende etterprøvbare prosjektledelsesprodukter.

Om kundene ikke ønsker å benytte rammeverket PRINCE2 for prosjektstyring, vil vi i Symfoni uansett søke å følge de grunnleggende prinsippene innenfor rammene vi rår over. Dette sikrer integriteten og kvaliteten i alle våre leveranser.

 

Denne nettsiden brukes Google Analytics for innsamling av informasjonskapsler. Dette sørger for full funksjonalitet, hjelper oss å tilpasse innholdet og eventuell reklame, og kan bli brukt i analyseformål. Du kan lese mer om vår personvernerklæring her.

×